Para ter sucesso na contratação de um fornecedor ou até mesmo para manter em alta o clima de confiança mútua na parceria comercial, listo cinco pontos de atenção necessários para ser usado pelas empresas, em especial pela área de suprimentos. Vamos às dicas:
1. Tome as decisões de suprimentos sob a perspectiva de toda a empresa
Na década de 90, uma grande empresa automobilística perdeu cerca de US$ 1 bilhão de um metal precioso que era usado como insumo para a fabricação de catalizadores. A empresa se estocou para se proteger da variação de preço do insumo. Entretanto, a equipe P&D desenvolveu uma forma de produção que reduzia a necessidade de uso do metal, fazendo com que grande parte do estoque acumulado não fosse mais necessário. A lição tirada deste exemplo é que contratos de fornecimento de longo prazo devem ser avaliados de forma ampla considerando os diversos setores da empresa.
2. Espere o mesmo nível de responsabilidade de seus fornecedores
Qualquer padrão de conduta que as empesas pratiquem internamente, também deve ser esperada na sua rede de fornecedores. Em algumas indústrias é estabelecido um código de conduta indicando como os fornecedores devem conduzir seus negócios sob os preceitos morais e éticos da organização. No acordo são, geralmente, abordados tópicos como: direitos humanos, padrões de saúde e segurança no trabalho, sustentabilidade e meio ambiente, comportamento ético e segurança cibernética.
3. Realize auditorias periódicas dos fornecedores
O código de conduta para a cadeia de fornecedores contém as diretrizes do relacionamento, mas não garante seu cumprimento. Por isso, é importante realizar periodicamente, até mesmo antes das renovações de contrato, o processo de auditoria nos fornecedores, focando em questões sociais, de segurança da informação, de desempenho dos serviços prestados em relação às especificações do contrato e de conformidade com leis e regulamentação.
4. Monitore os riscos e o desempenho ao longo do ciclo de vida do contrato
O ambiente de risco não é estático ao longo do ciclo de vida do contrato. Uma vez que o contrato de fornecimento é consumado, a performance do fornecedor e a exposição ao risco devem ser continuamente monitoradas entre fatores como risco, gastos, criticidade e alternativas no mercado. Uma maneira eficaz de gerenciar o risco do fornecedor é através do gerenciamento por exceções e alertas.
5. Atenção ao risco de continuidade dos negócios
Há muitos casos em que a estratégia de fornecedor único é a melhor ao negócio. Afinal, além das condições comerciais que podem ser mais favoráveis, é mais fácil gerenciar um único parceiro. Mas esta escolha não ocorre sem risco. Rupturas na cadeia de suprimentos, sejam causadas por catástrofes ambientais, paralizações de profissionais, entre outros, podem gerar impactos enormes. Assim, cabe às empresas refletirem como está o seu plano de continuidade: O que aconteceria se perdêssemos um fornecedor de insumo do qual dependemos: Por quanto tempo continuaríamos operando? E se houver interrupções significativas nos transportes? Os nossos fornecedores possuem ações de contingência?
Vimos que as dicas acima nos mostram que cada vez mais as empresas dependem dos elementos externos que compõem a cadeia de suprimentos, como fornecedores, parceiros e operadores logísticos para otimizarem custos, aumentarem a capacidade e terem um alcance global. Por isso, diante de tal realidade, é importante a companhia estar em dia com o gerenciamento da sua cadeia de suprimentos a fim de evitar perda financeira, interrupção de fornecimento, baixo desempenho nas entregas, ineficiência, risco legal e regulatório, e, até mesmo, fraude. Atente-se!
Daniela Coelho é gerente da área de Business Performance Improvement da Protiviti, consultoria global especializada em Gestão de Riscos, Auditoria Interna, Compliance, Gestão da Ética, Prevenção à Fraude e Gestão da Segurança. Artigo adaptado da Protiviti US
